Integratie Marketing Automation systeem met CRM? Vind jouw perfecte match.

Een van de belangrijkste factoren om te bepalen welk marketing automation systeem geschikt is voor jouw organisatie, is de wijze waarop je de applicatie kunt inpassen binnen je bestaande applicatielandschap.

Door data naadloos te synchroniseren tussen je marketing en sales applicaties zorg je ervoor dat processen vloeiend doorlopen kunnen worden. Zo kun je bijvoorbeeld vanuit je lead nurturing programma’s automatisch taken aanmaken in het CRM-systeem voor de opvolging van een warme lead. Sales hoeft het CRM-systeem niet uit voor inzicht in de digitale bodylanguage van zijn klant/prospect en weet precies met welke prioriteit leads opgepakt moeten worden. Misschien wil je in staat zijn om vanuit je Marketing Automation welkom campagnes te versturen aan nieuwe klanten.

Een groot voordeel van een geïntegreerd applicatielandschap is dat je goed inzicht hebt in de status van je volledige pijplijn en de ROI op je marketinginspanningen. Er zijn meerdere vormen van integratie denkbaar. Elk met zijn eigen kenmerken, voordelen en nadelen.

Bi-directional sync of one way integration

Het is uiteraard belangrijk om te bepalen welke vorm van datasynchronisatie voor jouw organisatie de juiste is. In de meeste gevallen is een volledige bi-directionele synchronisatie aan te bevelen. In sommige gevallen is dit echter niet mogelijk of wenselijk. Bijvoorbeeld omdat je organisatie het niet toestaat om CRM data over te schrijven vanuit je Marketing Automation. Kies dan voor een one way integratie.

Native Integrations

Native integrations zijn integraties die gebouwd zijn door de softwareleverancier van je marketing automation systeem zelf. Het voordeel van deze integratievorm is dat er dikwijls goed is nagedacht over hoe processen zouden moeten lopen, en dat de leverancier de volledige functionaliteit bouwt, verder ontwikkelt en beheert. Hierdoor is de kans klein dat je integratie er bij nieuwe product-updates uitvalt. De leverancier test bij iedere nieuwe release of de integratie nog naar behoren werkt. Bovendien is het feitelijk koppelen van de systemen vaak een fluitje van een cent; in een paar kliks ben je in staat om beide applicaties te koppelen. Zo heb je dus geen complexe inhouse integratie-experts nodig.

Deze vorm van integratie is geschikt voor organisaties die dichtbij de standaard inrichting van hun Marketing Automation en CRM applicaties zijn gebleven, en geen hele specifieke maatwerk wensen hebben ten aanzien van integratie. Welke systemen zijn een perfect match?

SharpSpring:

• SharpSpring’s eigen CRM
• Salesforce

Act-On:

• Salesforce
• Microsoft Dynamics CRM
• Sugar CRM
• Oracle’s Netsuite
• Infor
• Simpleview

HubSpot:

• HubSpot’s eigen CRM
• Salesforce

Eloqua:

• Salesforce
• Microsoft Dynamics
• Oracle Sales Cloud
• Oracle CRM On Demand

Third-party integrations

Zijn er voor jouw applicaties geen native koppelingen beschikbaar? Dan is het een optie om te werken met een third-party integration. Dit zijn kant en klare oplossingen die door partners van beide applicaties gebouwd zijn en daar gehost worden. Vaak kun je op basis van een vast bedrag per maand, en beperkte kosten voor implementatie, gebruikmaken van deze integratievorm.

De meeste marketing automation leveranciers beschikken over een Market Place waar deze integraties worden aangeboden. Het is belangrijk om je goed te laten informeren over de exacte functionaliteit die de integraties ondersteunen en te controleren of deze aan je requirements voldoen. Vraag altijd om een live demo.

Daarnaast wil je ook onderzoeken of je zaken doet met een betrouwbare partner. Check dus of de oplossing gecertificeerd is en hoeveel partijen er al gebruik van maken. Zijn er reviews beschikbaar? Besteed ook aandacht aan de SLA die onderdeel zal uitmaken van je contract. Je wil immers wel dat de integratie blijft werken na systeemupdates en dat je ergens terecht kunt in het geval van errors. Niets is zo kostbaar als een hot lead die niet tijdig wordt aangeleverd aan sales.

Maatwerk integraties

Is er geen native integration beschikbaar? Wil of kun je niet werken met een third-party integration? Dan kun je natuurlijk ook zelf iets (laten) bouwen. Afhankelijk van het soort integratie dat je voor ogen hebt, kunnen dit soms complexe en kostbare trajecten zijn.

De gemakkelijkste vorm van dataoverdracht is een simpele lijst-upload. Dit is niet geautomatiseerd, maar je bereikt je doel van dataoverdracht. Voor organisaties die nog helemaal aan het begin staan en een klein budget tot hun beschikking hebben, kan dit een oplossing zijn.

Je kunt ook kijken naar de mogelijkheden van een flat-file overdracht. Dit is een simpele vorm van geautomatiseerde integratie, waarbij je een .csv file vanuit je databron pusht richting een SFTP server en vandaaruit laat ophalen. Deze vorm van integratie kan wel beperkingen kennen, bijvoorbeeld omdat je bronsysteem niet over de mogelijkheid beschikt om geautomatiseerd bestanden te exporteren of er een maximaal aantal momenten per dag is waarop dit kan.

Let op!

Er zijn veel vragen die je jezelf moet stellen als je met integratie aan de slag gaat. Wie mag welke data zien? Waar moet die data terecht komen en welke actie moet getriggerd worden? Wie mag wat overschrijven? Hoe ziet het proces van errorhandeling eruit? Voorkom problemen: je zult niet de eerste zijn die na het runnen van je eerst sync met een vervuilde database aan beide kanten zit. Weet dus wat je doet.

Integratie kan al snel een complex geheel worden. Het is belangrijk dat je over voldoende functionele en technische expertise beschikt om te overzien wat er nodig is. Heb je hier ondersteuning bij nodig? Neem dan contact met ons op.