Van rapportage jungle naar intuïtieve dashboardsIn vier simpele stappen boek je al progressie

Bij een van onze klanten is in de loop van de jaren een wildgroei aan dashboards en rapportages ontstaan, met als gevolg dat deze dashboards en rapportages niet worden gebruikt en de organisatie dus inzichten mist die in potentie wel inzichtelijk gemaakt hadden kunnen of moesten worden. Wij hebben ze uit deze jungle gehaald zodat ze weer de volle potentie van het datawarehouse kunnen gebruiken en de gewenste inzichten krijgen.

 15 april 2019

BI strategie

We zijn gestart met het formuleren van een BI strategie, met een doel, een scope en een missie. Het doel was: Organisatie breed inzicht verschaffen middels intuïtieve dashboards, met andere woorden; op een uniforme, duidelijke en gebruiksvriendelijke manier willen we de hele organisatie voorzien van betrouwbare en kwalitatief hoogstaande informatie. Hiermee willen we bijdragen aan de mogelijkheid tot het maken van betere beslissingen op basis van informatie en daarmee het verbeteren van de prestaties van de organisatie. De scope was in eerste instantie met name gericht op het C-level management, onze missie was dan ook dat we alle bestuurders minimaal één dashboard aanbieden dat ze niet meer willen missen.

Performance management

Omdat we in die rapportage jungle door de bomen het bos niet meer zagen was het erg belangrijk om daar eerst wat orde in aan te brengen. We zijn begonnen het met identificeren van de kritieke succesfactoren  of ook wel thema’s, ieder thema gaat over een onderwerp die van essentieel belang is voor de organisatie en waar men dus inzicht in wil verkrijgen. Met een aantal bestuurders zijn we in gesprek gegaan over performance management; de mogelijkheid tot sturing en bijsturing van een organisatie in de richting van de gewenste doelen. Deze gesprekken waren met name bedoeld om kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) vast te stellen, zodat we de data kunnen afzetten tegen de gestelde doelen. Dit zal de bestuurders helpen om bij te sturen zodra blijkt dat een doel gedurende het jaar niet bereikt lijkt te worden. Nadat we de KPI’s inzichtelijk hadden, zijn we begonnen met de ontwikkeling van dashboards waarin in één oogopslag duidelijk moest worden hoe de organisatie presteert ten opzichte van de gestelde KPI’s.

Gebruiksvriendelijkheid

Ondanks dat onze scope met name was gericht op de bestuurders, wilden we de hele organisatie voorzien van intuïtieve thema-dashboards, zodat iedere laag binnen de organisatie werkt met dezelfde informatievoorzieningen. We hadden te maken met verschillende type organisaties (landelijk en de verschillende locaties) en rollen; en dus met verschillende informatiebehoeftes en perspectieven. Dit maakte het extra complex om landelijke dashboards te ontwikkelen waar alle partijen iets aan hebben.

Daar hebben we een oplossing voor bedacht. Wij hebben de dashboards op een uniforme en begrijpelijke manier opgezet en hanteerden het “information on one page” principe. Door gebruik te maken van slimme visualisaties konden wij alle informatie op één pagina plotten en is het niet langer nodig om te scrollen. Als een onderwerp extra aandacht vereist, dan bieden we de mogelijkheid aan om data-driven en met één druk op de knop te navigeren naar een gedetailleerder overzicht waardoor men in feite inzoomt op de informatie. Ieder thema-dashboard start met een benchmark pagina, daar komt alle informatie geaggregeerd samen en zijn de details beschikbaar op landelijk niveau, maar ook per locatie. Vanuit alle thema-benchmark pagina’s is er de mogelijkheid om te navigeren naar een landelijk niveau en een niveau per locatie. Op deze manier kunnen we alle medewerkers op alle locaties van informatie voorzien, maar kunnen ook de medewerkers op het hoofdkantoor met de dashboards uit de voeten.

Opleiding

Ondanks dat tijdens het ontwerp en de ontwikkeling van de dashboards de gebruiksvriendelijkheid centraal stond, bleek toch dat de adaptatie van de dashboards niet vanzelf ging. Men was niet gewend aan het klikken en navigeren binnen een dashboard omgeving, daardoor miste in eerste instantie een groot gedeelte van de gebruikers de detailinformatie. Op basis daarvan hebben we een start gemaakt met een ‘roadshow’ en zijn bij alle locaties langs geweest om daar inhoudelijk uitleg te geven over de dashboards, de samenhang tussen de dashboards en de beschikbare navigatiefunctionaliteiten. Uiteindelijk heeft dat ervoor gezorgd dat men wel de informatie kan vinden die nodig is.

Wil jij ook optimaal gebruik maken van jouw dashboardomgeving of heb jij op dit moment een informatiebehoefte waarvoor je graag een oplossing zou zien, schroom dan niet om contact met ons op te nemen, dan kunnen we samen bespreken wat we voor jou kunnen betekenen. Hieronder staat een overzicht hoe wij in vier stappen een informatiebehoefte in kaart brengen, een dashboard ontwikkelen en dit dashboard op afstand beheren vanaf het MSC (Managed Service Center).

Dashboard ontwikkeling in 4 stappen

Dashboard ontwikkeling in 4 stappen

Stap 1: Een workshop1. start met een workshop

We starten een dashboardtraject met een workshop. De workshop wordt idealiter door een aantal mensen bijgewoond die dezelfde informatiebehoefte hebben (hierna projectteam genoemd). De workshop is een interactieve sessie en is voor ons een hulpmiddel om informatie behoefte in kaart te brengen. Tijdens de sessie maken we meteen inzichtelijk welke vraagstukken het projectteam heeft of welke problemen het projectteam op dit moment ervaart.

2. definiëren van user stories

Als de workshop is afgerond gaan wij aan de slag met de input uit deze sessie. Het resultaat van de workshop is een set user stories die wij definiëren. Deze set user stories vatten de informatiebehoefte op een duidelijke manier samen. Iedere user story bevat een korte beschrijving en een ontwerp. De totale set user stories geeft een idee hoe het eindproduct eruit gaat zien, op welke manier het dashboard tot stand komt en welke stappen we daarvoor moeten doorlopen.

3. ontwikkeling van dashboard

Uiteraard bespreken we de user stories met het projectteam zodat we zeker weten dat hetgeen wat op papier staat aansluit bij de informatiebehoefte. Vervolgens starten wij met de daadwerkelijke ontwikkeling van het dashboard. Gedurende een aantal sprints ontwikkelen wij de rapportages zoals in de user stories staan beschreven. Na iedere sprint is er een moment waarin we de voortgang van de afgelopen sprint laten zien, dit geeft het projectteam de kans om te zien waar we staan en om eventueel nog bij te sturen.

4. oplevering van dashboard

Als we na een aantal sprints de volledige set aan user stories afronden staat er een nieuw dashboard klaar dat in gebruik kan worden genomen. Het projectteam kan al voor de oplevering met het dashboard aan de slag om te kijken of het echt aan alle eisen voldoet. Als dat het geval is zal het dashboard gepubliceerd worden zodat het organisatie-breed gebruikt kan worden. Naast het publiceren van het dashboard publiceren we ook nog een nieuwsbrief met een aankondiging dat er een nieuw dashboard beschikbaar is en een toelichting over de inhoud en functionaliteit van het dashboard. Na de oplevering is het dashboard bij ons in beheer binnen het MSC, wij zorgen ervoor dat het dashboard blijft functioneren en gaan toekomstige wijzigingsverzoeken honoreren.

Geef een reactie


Gebruik je al enige tijd OTBI of OBIEE, analytics- of reportmodules van Oracle? Of heb je uitdagingen met je rapportages in je Service Cloud of Sales Cloud omgeving? Wij hebben jarenlang Business Intelligence omgevingen verbeterd, simpeler gemaakt en betere, efficientere rapporten opgeleverd.

Stay updated

Wij willen je graag op de hoogte houden van het nieuws rondom onze diensten die jou interesseren. Het enige wat je daar voor dient achter te laten zijn jouw mailadres en je voornaam. Vanaf dat moment zullen we je van tijd tot tijd een Ebicus update sturen.

Specifieke voorkeur voor content?


Benieuwd naar onze andere BI blogs?